破解流程信息孤岛的难题

企业或组织里的初级和中级管理者。

本课程帮助企业解决流程管理的世界级难题之一的“流程信息孤岛”的问题。在企业中，数百上千页体系文件之间彼此没有内在的联系，体系文件中每个程序，每页程序都是信息孤岛，因而造成管理难度大的难题。特别是当企业面临诸多的管理体系，例如ISO9000，ISO14000，ISO18000等标准时，被迫建立彼此孤立的管理体系。讲师分别提出了破解该难题的金钥匙，“流程的表格数据库化”。设想一下，如果您的企业里的上千页纸质程序文件可以用一页电子表格和一个数据库来容纳和管理，所带来的不仅是企业内部流程运营的效果提升，更意味着企业流程管理的历史性突破。本文重点介绍了“流程的表格数据库化”的三大运用：管理子体系的集成化，动态岗位职责管理，及知识地图网络。

第一节： 流程信息孤岛现象
（一）开场白：
1) 本集课程内容介绍
2) 为什么“企业里数百上千页体系文件的信息孤岛现象”是一个世界级的难题？
（二）信息孤岛现象的分析
1) 案例1：某企业的管理体系文件存在的信息孤岛问题。
2) 问题1：不管是纸质版，电子扫描版，电子版（Word），体系文件的每行，每页，每册之间是相互孤立的。
3) 问题2：各流程之间，各管理子体系（ISO9000，ISO14000，ISO18000）彼此孤立。
4) 问题3：体系文件的建立，发行，更新，修改，维护的难度大，成本高，时间周期长，因而一般企业的体系文件陈旧，与实际和时间脱节。

第二节： ”流程十维法“
（三） 流程的几个基本概念
1) 流程的定义，要素和类型
2) 流程的层级，网络，节点的概念介绍
3) 流程的不同描述方法
4) 流程与组织结构及岗位的关系
（四）介绍“流程十维法”
1) 传统描述流程或程序的方法举例和缺点的归纳
2) 流程描述法的全方位，多维度，标准化
3) 流程的IPO要素（输入，输出和过程）
4) 流程的5W2H要素
a) Who: 流程角色，部门
b) What: 活动要素
c) When: 时间要素
d) Where: 地点要素
e) Why: 流程绩效目标
f) How to do: 作业指导和培训要求
g) How to control: 文件，表单和记录
5) 案例3：用“5W2H/IPO法”来描述流程的例子

第三节：流程的电子表格化
（五）表格的定义和特性
1) 什么是表格？
2) 表格的特性 – 纵栏的多维度，横行的无限延伸性
3) 表格的伟大运用：”电子数据库“
4) 表格与表单的区别及例子。
（六）流程的“电子表格化“
1) “流程十维法”与表格描述法
2) 见证流程管理史上“奇迹”的时刻1：从纸质管理到纸质表格管理
3) 流程表格化的益处
4) 见证流程管理史上“奇迹”的时刻2：从纸质表格到电子表格
5) 电子表格的强大功能
6) 案例2：某企业成品入库流程纸张文件中各步骤转换为电子表格形式。

第四节：流程的数据库化
（七）如何用一页电子表格来容纳企业所有的程序文件？
1) 实现流程的数据库管理。
2) 见证流程管理史上“奇迹”的时刻3：一个企业的所有体系程序文件被纳入一个表格数据库。
3) 案例3：某企业的75个TS16949程序文件（纸质和PDF版）全部被转换入一页电子表格之中。
（八）与流程主数据库相关的子数据库
1) 组织岗位库：建立起流程与组织结构中岗位的关系。
2) 部门库：建立起流程与组织结构中部门的关系。
3) 职责库：将人力资源”岗位职责”细化到每个具体流程步骤之中，成为”动态岗位职责”。
4) 指标库: 衡量流程的执行绩效
5) 资源和工具库：执行流程所必要的资源与工具
6) 作业指导库：建立了完成个流程步骤的作业指导和培训资料体系，形成了企业经营的知识库和知识地图。
7) 表单库：建立了与流程体系相对应，相依存的的表单体系。

第五节： 流程表格数据库化的作用
（九）“电子表格化和数据库化”带来的管理益处
1) 建立了流程之间的内在联系，解决了体系流程文件的信息孤岛问题。
2) 解决了每次组织架构变化，成百上千页的流程更新难的问题。
3) 有利于ERP的实施。
4) 有助于实现流程的e化。
5) 有利于企业准确把握员工的培训需求。
6) 有利于企业对员工的岗位和流程职责，输入输出，使用表单，作业指导，上下游关系等进行标准化，精细化管理。
7) 有利于企业对员工，部门进行流程绩效考核。
8) 有利于企业对所有表单和记录的管控。
9) 有利于企业对所有作业说明书的管控。
10) 有利于企业对流程的优化，效率的提升，及成本的下降。
11) 可以帮助企业积累丰富的运营数据，为运营优化打下了基础。

第六节：流程表格数据库化的运用
（十）流程的电子表格数据库的运用及实际案例
1) 运用1：三体系文件的集成：ISO9001，ISO14001，ISO18001
2) 案例4：“某家具生产厂应用电子表格数据库化来集成三体系（ISO9001,EHS）的程序文件。
3) 运用2：动态岗位职责管理
4) 案例5：某汽车配件厂应用管理流程的电子表格数据库来提炼各岗位的“动态岗位描述”，提升了流程的执行力，克服了“说一套，做一套”现象。
5) 运用3：知识地图网络的建设
6) 案例6 – “知识地图网络的建设”：美国某家具公司运用流程的电子表格数据库来建立企业经营的“知识地图网络”。
（十一）结束语：
1) 本集课程关键内容回顾。
2) 运用“记忆术”加强学员对本课程知识的深刻记忆。

柯愈立先生，美籍华人，世界级制造企业运营和流程管理专家，麻省理工学院全球运营领袖学者。师从麻省理工学院全球运管理权威查理.梵英教授和流程再造创始人迈克尔.哈默教授，获得麻省理工学院工程和工商管理双硕士。有近30年在亚洲、美洲、欧洲从事企业管理的丰富理论和实战经验。担任过全球500强，包括在德国西门子集团、美国福特汽车集团、瑞士ABB集团以及中国大型民营企业和国国营企业工厂经理，总监，总经理，集团COO，咨询公司总裁等企业高级管理职务，管理过数千人到上万人团队。*******职业生涯涵盖了企业管理的全过程。