商务书面沟通技能提升训练

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课程背景

请示、报告、通知、会议纪要等常用公文作为企业营运的信息载体，在企业实施领导、沟通信息、传达决策中发挥着重要的作用。公文是一种有规则的重要沟通方式，清晰的公文代表了清晰的思考。所以，利用公文来体现出拟稿人的素养与能力非常关键。在实际的企业公文写作中，众多职场人士面临以下困惑——

r如何建立金字塔“结构”？

r是否一定要遵循传统的写作顺序？

r如何运用公文写作格式上的“三个凡是”？

针对以上问题，我们特邀原Astar集团弗吉尼亚分部总监戴愫女士与您一同进行探讨学习。不同于传统枯燥的写作课程，这堂职场写作课生动有趣、实用性强，您将学会TCS三级跳方法。TCS三级跳的方法(语气Tone, 内容Content, 结构Structure) 是“每次”在进行公文写作时，都用得上的“实际操作步骤”，掌握它后有助您轻松“写出”职业形象。

课程收获

1、了解TCS三级跳(Tone, Content, Structure)；

2、运用日常类文书：电子邮件、商务信函、通知、请示、批复；

3、运用金字塔结构写作；

4、构建公文写作的语言和格式特色。

课程特色

实用有效，能够帮助学员迅速掌握公文写作的实际操作步骤，落地性强。

课程大纲

一、解析TCS三级跳(Tone, Content, Structure)

1、确定“语气”的两大因素

（1）对方的身份

（2）沟通的事件性质

2、所有“内容”围绕的核心

（1）您为什么写

（2）您想让对方做什么

（3）对方为什么应该做

3、建立金字塔“结构”——让您的观点从假设变成结论

（1）定调、提炼“结论” è

（2）用头脑风暴随机罗列内容气泡 è

（3）用“ALL the NEEDED”原则删减气泡 è

（4）建金字塔 è

（5）用金字塔“MECE”原则补全遗漏气泡 è

（6）完成构思开始撰写

二、日常类文书：电子邮件、商务信函、通知、请示、批复

1、“六大要素”

（1）地址栏有学问

（2）标题“精”且“准”

（3）您称呼对了吗？

（4）开头一句话直击要点

（5）正文提供“所有”的“必需”的信息

（6）结尾友好而开放

2、商务信函的禁区

3、颠覆传统的写作顺序

4、“写”是最好的沟通方式吗

5、五大案例讨论：

（1）不卑不亢地寻求上级的支持

（2）有技巧地催交报告

（3）避免尴尬地回应人事变动

（4）有说服力地号召同事参加活动

（5）沟通搬迁办公室的敏感话题

三、金字塔结构

1、为什么公文写作要用金字塔？——结构为王，要话先说

2、什么是金字塔？——自上而下，上下一致，演绎归纳

3、怎样用金字塔？

（1）设定目标和主旨

①由上至下的“问题-回答”逻辑提高说服力

②由下至上的“归纳总结”逻辑吸引注意力

（2）各层次的关键词、关键句标志

4、课堂训练：

用金字塔搭建事务类文书大纲:工作计划、述职报告、竞聘晋升、活动方案

四、公文写作的语言和格式特色

1、规范：用最少的字表达最多的意思；单音节词传达正式度；四字短语展现语言功底

2、明确：不用描述性语言；不用模糊词汇；第一给数据，第二给事实

3、积极：写“可以做到的，而不是做不到的”；就事不就人

4、公文写作格式上的“三个凡是”

（1）凡是可以分段的，尽量分段

（2）凡是可以用小标题的，尽量用小标题

（3）凡是可以用清单的，尽量用清单

5、其他类别公文模版分享

（1）会议类文书

（2）交际礼仪类文书

（3）商务贸易类文书