高级文秘、行政助理综合技能实战

机关、企事业单位从事行政、秘书工作人员等

1、明确各级行政管理人员的职业发展方向；
2、学会编写自己的岗位说明；
3、明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识；
4、学会奠定非领导的“领导“地位；
5、运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ；
6、有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率；
7、规范文档管理为企业运营发挥重要作用；
8、提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力；
9、学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧；
10、了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象。

杭州市干部培训中心培训证书

第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
◇ 初级秘书/助理：事务性文员
◇ 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理
◇ 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
——视频：为什么不提拔我？
——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
◇ 如何提升秘书/助理人员的素质
◇ 优秀秘书与一般秘书的差异
——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？
2、为何要进行个人职业生涯规划？
◇ 分析自我，确立人生的方向
◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力
——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象
◇ 着装的TOP原则
◇ “拒绝”着装败笔——着装误区
◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？
2、基本商务礼仪
◇ 办公室礼仪
◇ 接待礼仪
◇ 电话礼仪与应对技巧
——现场演示：如何着装让我更优雅和自信
四、办公室5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧
第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
◇ 时间管理的误区
◇ 时间管理的原则
√目标管理与80/20法则
√缓急轻重的优先管理
√个人时间与领导工作时间计划与安排
◇ 时间管理小窍门
◇ 办公室接待与电话处理
◇ 上级的时间管理与安排
◇ 自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。
每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，
但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？
二、会务组织与管理
◇ 成功组织会议的技巧
◇ 组织阶段的工作：
——会前准备
——会中协助
——会后整理
◇ 会议座次安排的学问
——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
→ 案例：如何应对会议中的“漏洞”？
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
◇ 收集信息工作的三个诀窍
◇ 信息的查实及传递
◇ 信息的储存与保密
2、文档管理
◇ 文档分类及储存的工作规范
◇ 文档查阅及分装的工作规范
◇ 文档销毁及保密的工作规范
——案例：李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
◇ 通用公文：
→ 报告
→ 请示
→ 批复
→ 函
→ 决定
→ 公告
→ 通告
◇事务公文：
→ 工作计划
→ 工作总结
→ 会议纪要
◇礼仪文书：
→ 请柬
→ 介绍信
→ 推荐信
——案例分享：请示/报告混为一体
撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
第三部分 统筹管理篇
一、 秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话
◇ 怎样反问：了解对方的需求
◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是
◇ 表明立场：拒绝的艺术
◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案
——案例：如果是你该怎么说？
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
◇ 信息发送、接收、反馈
◇ 有效发送的技巧
——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
◇ 与上级沟通的原则
◇ 与各种性格的领导打交道技巧
◇ 跨部门的沟通技巧
——游戏：究竟是谁的错？
二、行政管理人员办公室事务管理
◇ 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
◇ 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
◇ 员工安全和保密工作
◇ 公共关系管理
全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末
——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
三、事物性项目性工作的组织管理
◇ 事务工作有哪些
◇ 学会列事务清单
◇ 用项目计划管理工作
——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享：我学到了什么？

敦 平
秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师，富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师，8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业行政秘书管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有