Word在商务排版中的高效应用秘笈

模块1更改Word的默认设置

目标：本模块主要是让学员掌握设置一些Word的默认设置参数，从而减少每次创建文档时不必要的重复操作，提高文档创建的效率。

1.1增加Word中最近使用文档的数目

1.2设置自动保存时间（可以防止断电等造成的损失）

1.3设置文档打开和保存位置

1.4自定义文档的纸张大小

1.5将特定的页面设置应用于所有打开的文档

1.6将文档中的文字大小设置为特定值

1.7让段落自动缩进两个字符

1.8将段落之间的间隔设置为0.5

1.9将常用功能移到常用工具栏中（比如打印、打开、新建文件等）

1.10让文档中行首的符号自动压缩

1.11调整汉字与英文字母间的距离

1.12将文字、表格直接转换成图片

1.13以自动更正方式快速输入特定的词语和句子

1.14设置自己的文档签名

1.15让文档首页、奇偶页的页眉、页脚不同

1.16对文档进行分栏设置

1.17让鼠标移到工具栏上时自动弹出屏幕提示信息

1.18在Word中方便地访问经常使用的文档

1.19让文档内容自动断字来增加美观性

1.20为当前文档设置密码保护

1.21利用权限限制来保护文档

模块2 Word文档编辑排版技巧

目标：本模块主要讲解文档排版当中使用频率最高的一些操作方法，包括文档的操作、高效选择文档信息、设置文字、段落的效果、提高文档编辑效率的方法和提升长文档排版的效率。

2.1文档操作相关

快速打开最后编辑的文档

一次性打开多个Word文档

在打开文档时对文档内容进行预览

快速将重要文档生成一个副本

在打开的多个文档中进行快速切换

2.2高效选择内容

快速选取文档全部内容

快速选取文档中的短句或整句内容

快速选取文档中跨页的一个段落

快速选取不连续的文档内容

一次性选取不同页中的文档内容

以块的方式选取特定区域中的文档

一次性选取光标位置之前或之后的文档内容

将文档中的内容快速移到指定位置

将公司信息快速复制到多个文档中

2.3设置文字效果

给文字添加着重号

给文字添加上划线

为文字或段落添加动态效果

实现首字体下沉效果

对文字大小进行特定比例的增大或缩小

利用标尺快速设置文字对齐位置

将网页中的文字以无格式方式复制到文档中

快速替换文档中错误的文字信息

利用快捷键重复输入上次输入的信息

快速输入上下标

利用“符号栏”输入特殊符号

利用“符号”窗口输入特殊符号

利用“公式编辑器”设计特殊公式字符

利用快捷键快速输入商标符和商标注册符

将阿拉伯数字转换成汉字

2.4提高编辑效率

一次性消除文档中多余的空行

将文档中的半角双引号改成全角双引号

禁止自动创建超级链接

利用格式刷快速复制特定格式

一次性消除文档中所有格式设置

利用“Ctrl”键和鼠标滑动来改变页面显示大小

在Word文档中添加书签标识

在文档中将公司名称显示为水印

快速知道生僻字的读音

将文档中的硬回车全部消除

2.5提高长文档排版效率

为文档划分结构层次（如封面、目录、正文和附录等）

为文档设置各类型的页码结构

将公司LOGO作为文档页眉

将公司文化标语作为文档页脚

去掉页眉中默认直线

创建动态页眉和页脚

应用样式规范格式化文档

利用样式快速更新功能

利用文档结构图查看文档的任何部分

利用“样式和格式”创建文档的目录结构

更新文档的目录

利用“大纲视图”创建文档目录结构

结合样式创建自动编号

将其他文档中的“样式和格式”引用到当前文档中

快速返回到前次编辑的位置

给文档加上特定的批注信息

对文档进行修订操作

模块3图形、图片、艺术字

目标：本模块主要讲解图形、图片以及艺术字在排版装饰中的作用、如何使用标准的方法进行图形、图片及艺术字的创建与调整。

3.1常用的图形、图片、艺术字操作方法

快速插入图形、图片和艺术字

一次性对多个图形、图片、艺术字进行排列

将多个图形、图片、艺术字进行组合

排列图形、图片、艺术字的叠放层次

在文档中将图片以链接的方式插入

在文档中利用文本框来嵌入图片

3.2图形的编辑与调整

快速调整图形的大小

利用矩形来调整特定文字所在的位置

禁止图形放置的位置随意变动

将图形的实心线条改变成虚线条

为图形定义特定的图案背景

为图形定义特定的图片背景

让图形背景以透明效果显示

3.3文本框的相关操作

让文本框中的文字实现左倒置效果

将文本转换为图片

定义标准的文字框效果以便多次使用

在文本框与文本框之间建立链接

3.4图片的相关操作

让图片作为特定页中的效果背景

让图片自由放置在任何位置

为图片添加边框效果

将彩色图片变成黑白图片

对图片进行压缩

利用“题注”为图片自动编号

快速刷新、删除或增加图片后的引用题注编号

3.5艺术字的相关操作

为艺术字重新着色

利用艺术字制作文字倒影

将艺术字转换为PNG格式图片

模块4表格处理

目标：本模块主要讲解与表格相关的操作技巧应用。

快速插入所需要的表格

弥补自动绘制表格的不足之处

将多个单元格合并为一个单元格

将一个单元格一分为二

快速插入行或列

为表格一次性添加内外不同的边框效果

去除表格多余的边框

一次性调整表格的全部行、列宽度

一次性选中不同区域中的单元格

将表格调整为特定的大小

一次性设置表格中文字的对齐方式

设置表格中文字的不同竖排方式

让表格以居中方式显示在Word文档中

让表格随内容来自动调整大小

为表格中特殊的单元格添加背景效果

为表格添加特效样式

创建特定的表格样式

绘制表格中的斜线表头

在Word文档中将表格列标题在每一页中都可见

在Word文档中实现表格行、列互换

将数据信息快速转换为表格形式

防止表格跨页断行

将一个表格垂直拆分成两个表格

对表格中的数据进行求和运算

模块5商务应用

目标：本模块主要以实例的形式，通过学员练习，掌握日常常见的各类文档创建的相应操作方法与技巧应用。

利用模板建立商业计划书

制作问卷调查表单

利用“邮件合并”功能发送新产品信息

利用图示来制作企业产品拓展图

利用“中文信封向导”制作企业信封

利用Word“名片”模板制作名片

利用“修订”功能实现多人协作办公

利用Word召开网络会议

利用“审阅”发送功能实现多人编辑文档

利用“附件”发送功能实现与客户信息交流

将新产品说明文档发布成网页形式