高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等

（第245期）2013年11月23-24日深圳 （第246期）2013年12月07-08日上海
（第247期）2013年12月21-22日北京 （第248期) 2014年01月18-19日深圳

第一部分 职业素养篇

一、行政人员（秘书/助理）的职业特性与素质要求
1、准确自我定位
◇ 初级：事务性文员
◇ 中级：事务性文员＋协助管理
◇ 高级：独立管理＋事务处理
——视频：为什么不提拔我？
——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2、优秀人员的胜任素质
◇ 如何提升秘书/助理/前台人员的素质
◇ 优秀与一般的差异——修炼良好心态
——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；
第二种人认为吃年轻饭，混日子；
第三种人是有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越
——案例：老板眼中的五星级秘书/助理

二、职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？
2、为何要进行个人职业生涯规划？
◇ 分析自我，确立人生的方向
◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇ 看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力
——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤
◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我

你知道您是什么性格的人吗？你不能在困惑了，结束一直“茫、盲、忙”的状态
——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展
——视频：同样的事情为什么我就做不好？

三、秘书/助理职场礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象
◇ 职业形象六要素
◇ “拒绝”着装败笔——着装误区
◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2、基本职场礼仪
◇ 办公室礼仪
◇ 待礼仪——形体仪态的训练
※ 站姿—体态美的起点
※ 坐姿—高雅仪态的展示
※ 走姿—动态美的展示
※ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容
◇ 接待礼仪
※ 有约接待
※ 无约接待
◇ 电话礼仪与应对技巧
——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公场所5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大
从改变自己开始吧！
——案例：为什么有需求，见了你后需求就没有了

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧
◇ 时间管理的误区
◇ 时间管理的原则
√目标管理与80/20法则
√缓急轻重的优先管理
√个人时间与领导工作时间计划与安排
——现场演示：整理你平时工作中1天的时间，临时工作所在你一天工作中的比例多数？
盘点你的工作效率。
3、练习2：整理一个秘书的工作日程
◇ 时间管理小窍门
◇ 办公室事务处理技巧
◇ 上级的时间管理与安排
◇ 自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧
——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的时间，让自己活出精彩？

案例：从种树任务分析您解决问题的思路
——做正确的事，不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理
◇ 成功组织会议的技巧
◇ 组织阶段的工作：
——会前准备
——会中协助
——会后整理
◇ 会议座次安排的学问
——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
——案例：如何应对会议中的“漏洞”？
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
◇ 收集信息工作的三个诀窍
2、文档管理
◇ 文档分类及储存的工作规范
◇ 文档查阅及分装的工作规范
◇ 文档销毁及保密的工作规范
——案例：李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文写作的方法
◇写作原则
◇写作特点
3、常用行政公文写作规范及训练
◇ 通用公文：
→ 通知
→ 请示
→ 批复
→ 函
→ 决定
◇ 事务公文：
→ 工作计划
→ 工作总结
→ 会议纪要
现场模拟：会议记录及纪要训练
现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您如何处理来？


第三部分 统筹管理篇

一、 秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话
◇ 怎样反问：了解对方的需求
◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是
◇ 表明立场：拒绝的艺术
◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案
——案例：如果是你该怎么说？
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
◇ 信息发送、接收、反馈
◇ 有效发送的技巧
——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
◇ 与上级沟通的原则
◇ 与各种性格的领导打交道技巧
◇ 跨部门的沟通技巧
◇ 与客户沟通
——游戏：究竟是谁的错？
研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具
——只有“懂领导”才能帮领导
二、行政管理人员办公室事务管理
1、行政管理内容：
◇ 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
◇ 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
◇ 员工安全和保密工作
三、事物性项目性工作的组织管理
◇ 事务工作有哪些
◇ 学会列事务清单
◇ 用项目计划管理工作
——现场演示行政事务工作：1、搬家后员工提出不满，如何解决？
2、如何合理安排分布办公室？
3、如何为上司整理办公室？

四、课程分享：我学到了什么？

敦平老师
秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师
富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师
经历与风格
敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关。由于敦平老师在企业任老总职务外，一直在企业扮演着老板的高级秘书角色，培养出一批批五星级秘书/助理团队，有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，赢得学员们的认可。
敦平老师有8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。

主打课程：
《企业行政助理管理系列课程》 《职业化——成就事业秘书的金钥匙》
《客户服务与客户投诉处理技巧…》 《商务公文写作》
《高级秘书，助理技能提升》 《企业内训师培训及培训体系建立》
部分培训过的企业
电信业：中国移动深圳、保定、山西太原公司；河北电信；浙江移动通信……
地产业：贵阳家喻地产；汕头宜华地产；扬州新景详地产；成都乐安居地产、乐安居物业；重庆华都地产；佛山万科物业；勤诚达国际控股集团（房地产）；深圳泰富华地产；深圳特发物业；深圳国通物业；大连中铁诺德物业……
制造业：富士康集团（深圳、北京、天津）；广州顺德美的集团；柳州五菱汽车；深圳伟创电器；方正微电子有限公司；台资德爱电子；比克电池；深圳格瑞普电池；中诺电话；中宇元一数码科技有限公司；深圳天基电气；深圳国立智能电力科技有限公司；天基电气；东莞贝兰克机电有限公司；保利协鑫能源控股有限公司；腾邦物流；扬州仪征；亚普汽车备件厂；扬州科进造船厂；扬州宝宏鞋厂；华润怡宝（深圳、北京）食品饮料公司；扬州永丰余造纸厂；江苏中显集团；约克中国商贸有限公司（美资）；厦门林德叉车（德资）；扬州联博药业；上海欧雅壁纸；上海商先创（德资）；
上海微创医疗器械；柳州富达机械有限公司；柳州五菱；北京爱协林热处理系统；北京福田汽车；北京华耐家居集团；深圳紫金支点信息技术股份有限公司；上海印刷协会；珠海纳思达企业管理有限公司……

其它：北京万方数据股份有限公司；中海油；中石化；浙江中控技术投资股份有限公司；苏州乐园；深圳公安系统；深圳燃气集团；深圳国通集团；南方电网；上海通用大兴汽车集团；广州汇丰鹏汽车4S店；南航；深圳腾邦集团、贵州家喻装饰、深圳职业训练学院；山西太原晋商银行；山西太原农村信用社；中信证券集团；广州华鼎担保有限公司；深圳水务集团；广西北海旅游从业人员（酒店宾馆、导游）……