高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等

课 程 背 景
在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的。很多时候想为领导做得更多，却总是因不懂领导被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导对下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧；


课 程 收 益
新形势下需要五星级的行政管理者，具备“调频”能力，本课程将教您如何掌握“调频”技巧，学习快速“懂”领导的方法，具备快速调整与领导一个“频道”上进行沟通的能力，真正成为领导的得力干将。

→ 明确各级行政管理人员的职业发展方向；
→ 岗位认知，职责明确；
→ 明确行政管理工作必须掌握的专业知识；
→ 学会奠定非领导的“领导“地位；
→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ；
→ 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率；
→ 规范文档管理为企业运营发挥重要作用；
→ 提升的企业公文写作技巧，提高驾驭文字的能力；
→ 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧；
→ 了解作为一个专业化的前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵；
→ 掌握沟通的基本步骤，学习沟通的基本方法，了解沟通的基本原则，以其提高人际沟通技巧。
→ 学习如何从优秀到卓越的方法，成为五星级秘书/助理的的能力及方法

第一部分 职业素养篇

一、行政人员（秘书/助理）的职业特性与素质要求
1、准确自我定位
◇ 初级：事务性文员
◇ 中级：事务性文员＋协助管理
◇ 高级：独立管理＋事务处理
——视频：为什么不提拔我？
——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2、优秀人员的胜任素质
◇ 如何提升秘书/助理/前台人员的素质
◇ 优秀与一般的差异——修炼良好心态
——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；
第二种人认为吃年轻饭，混日子；
第三种人是有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越
——案例：老板眼中的五星级秘书/助理

二、职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划？
2、为何要进行个人职业生涯规划？
◇ 分析自我，确立人生的方向
◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇ 看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力
——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤
◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇ 运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我

你知道您是什么性格的人吗？你不能在困惑了，结束一直“茫、盲、忙”的状态
——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展
——视频：同样的事情为什么我就做不好？

三、秘书/助理职场礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象
◇ 职业形象六要素
◇ “拒绝”着装败笔——着装误区
◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2、基本职场礼仪
◇ 办公室礼仪
◇ 待礼仪——形体仪态的训练
※ 站姿—体态美的起点
※ 坐姿—高雅仪态的展示
※ 走姿—动态美的展示
※ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容
◇ 接待礼仪
※ 有约接待
※ 无约接待
◇ 电话礼仪与应对技巧
——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公场所5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大
从改变自己开始吧！
——案例：为什么有需求，见了你后需求就没有了

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧
◇ 时间管理的误区
◇ 时间管理的原则
√目标管理与80/20法则
√缓急轻重的优先管理
√个人时间与领导工作时间计划与安排
——现场演示：整理你平时工作中1天的时间，临时工作所在你一天工作中的比例多数？
盘点你的工作效率。
3、练习2：整理一个秘书的工作日程
◇ 时间管理小窍门
◇ 办公室事务处理技巧
◇ 上级的时间管理与安排
◇ 自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧
——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的时间，让自己活出精彩？

案例：从种树任务分析您解决问题的思路
——做正确的事，不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理
◇ 成功组织会议的技巧
◇ 组织阶段的工作：
——会前准备
——会中协助
——会后整理
◇ 会议座次安排的学问
——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
——案例：如何应对会议中的“漏洞”？
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
◇ 收集信息工作的三个诀窍
2、文档管理
◇ 文档分类及储存的工作规范
◇ 文档查阅及分装的工作规范
◇ 文档销毁及保密的工作规范
——案例：李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文写作的方法
◇写作原则
◇写作特点
3、常用行政公文写作规范及训练
◇ 通用公文：
→ 通知
→ 请示
→ 批复
→ 函
→ 决定
◇ 事务公文：
→ 工作计划
→ 工作总结
→ 会议纪要
现场模拟：会议记录及纪要训练
现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您如何处理来？


第三部分 统筹管理篇

一、 秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话
◇ 怎样反问：了解对方的需求
◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是
◇ 表明立场：拒绝的艺术
◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案
——案例：如果是你该怎么说？
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
◇ 信息发送、接收、反馈
◇ 有效发送的技巧
——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
◇ 与上级沟通的原则
◇ 与各种性格的领导打交道技巧
◇ 跨部门的沟通技巧
◇ 与客户沟通
——游戏：究竟是谁的错？
研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具
——只有“懂领导”才能帮领导
二、行政管理人员办公室事务管理
1、行政管理内容：
◇ 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
◇ 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
◇ 员工安全和保密工作
三、事物性项目性工作的组织管理
◇ 事务工作有哪些
◇ 学会列事务清单
◇ 用项目计划管理工作
——现场演示行政事务工作：1、搬家后员工提出不满，如何解决？
2、如何合理安排分布办公室？
3、如何为上司整理办公室？

四、课程分享：我学到了什么？

敦平老师
众人行管理培训专家
秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师
富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师
经历与风格
敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关。由于敦平老师在企业任老总职务外，一直在企业扮演着老板的高级秘书角色，培养出一批批五星级秘书/助理团队，有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，赢得学员们的认可。
敦平老师有8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。

主打课程：
《企业行政助理管理系列课程》 《职业化——成就事业秘书的金钥匙》
《客户服务与客户投诉处理技巧…》 《商务公文写作》
《高级秘书，助理技能提升》 《企业内训师培训及培训体系建立》
部分培训过的企业
电信业：中国移动深圳、保定、山西太原公司；河北电信；浙江移动通信……
地产业：贵阳家喻地产；汕头宜华地产；扬州新景详地产；成都乐安居地产、乐安居物业；重庆华都地产；佛山万科物业；勤诚达国际控股集团（房地产）；深圳泰富华地产；深圳特发物业；深圳国通物业；大连中铁诺德物业……
制造业：富士康集团（深圳、北京、天津）；广州顺德美的集团；柳州五菱汽车；深圳伟创电器；方正微电子有限公司；台资德爱电子；比克电池；深圳格瑞普电池；中诺电话；中宇元一数码科技有限公司；深圳天基电气；深圳国立智能电力科技有限公司；天基电气；东莞贝兰克机电有限公司；保利协鑫能源控股有限公司；腾邦物流；扬州仪征；亚普汽车备件厂；扬州科进造船厂；扬州宝宏鞋厂；华润怡宝（深圳、北京）食品饮料公司；扬州永丰余造纸厂；江苏中显集团；约克中国商贸有限公司（美资）；厦门林德叉车（德资）；扬州联博药业；上海欧雅壁纸；上海商先创（德资）；
上海微创医疗器械；柳州富达机械有限公司；柳州五菱；北京爱协林热处理系统；北京福田汽车；北京华耐家居集团；深圳紫金支点信息技术股份有限公司；上海印刷协会；珠海纳思达企业管理有限公司……

其它：北京万方数据股份有限公司；中海油；中石化；浙江中控技术投资股份有限公司；苏州乐园；深圳公安系统；深圳燃气集团；深圳国通集团；南方电网；上海通用大兴汽车集团；广州汇丰鹏汽车4S店；南航；深圳腾邦集团、贵州家喻装饰、深圳职业训练学院；山西太原晋商银行；山西太原农村信用社；中信证券集团；广州华鼎担保有限公司；深圳水务集团；广西北海旅游从业人员（酒店宾馆、导游）……