《职业化助理与秘书的实用技巧》

总经理助理、各部门助理以及公司行政人员

培训目标：
使参加者正确认识秘书与助理工作在企业中的角色定位和职业发展前景;

更好地掌握职业秘书与助理的工作技能，提高工作质量和效率。成为上级领导的得力助手。

课程内容：
1. 正确地认识秘书与助理的职责及工作的重要性

Ø 职业化秘书与助理的要求和特点

Ø 职业化秘书与助理的工作与任务

Ø 职业秘书与助理应掌握的工作方法和必备工具

Ø 职业秘书与助理应具备的素质

Ø 秘书与助理的职业发展前景



2. 掌握工作中的沟通的方法与技巧

Ø 沟通的基本原则和渠道

Ø 确保沟通中信息传递与接收的准确性

Ø 沟通三步曲：倾听、提问、重新组合

Ø 如何做到有效沟通

Ø 在秘书工作中恰当地运用信息传递工具

Ø 正确处理工作中的人际关系，合理解决工作中的冲突，加强团队合作



3.时间管理

秘书与助理助理工作的服务性决定了其工作的琐碎，繁杂，可预见性差，秘书与助理应该使用有效的时间管理工具，科学地计划工作时间，才能更有效地工作

Ø 职业秘书与助理在时间管理上的常见问题分析

Ø 制订科学的工作计划

Ø 任务优先权的原则

Ø 使用有效的时间管理工具

Ø 省时技巧

Ø 与您的上级/同事默契配合



4. 秘书与助理工作中的档案管理

人们往往会主观地认为，办公室的档案管理只是秘书或助理的事，职业化的秘书与助理应科学实用地管理档案，方便并保证整个办公室的日常工作的顺利进行。

Ø 什么是高效实用的档案管理

Ø 办公室档案管理的原则

Ø 档案管理系统的选择



5. 在商务活动中，成功地树立企业形象―电话沟通技巧

秘书在电话中的形象是企业的窗口，职业化地接听电话是每个秘书必须掌握的技能，同时，面对各种难处理的情况如：客户的抱怨、喋喋不休的客户等该如何处理？

Ø 电话接听的原则和技巧

Ø 处理内外部来电的正确、职业的方法

Ø 学会面对棘手情况

Ø 来电记录条的使用



6. 会议的组织与安排

许多会议的失败是在于会议的组织安排工作没有做好，甚至根本没有准备，安排会议是秘书工作的重要技能。

Ø 秘书在会议工作中的作用

Ø 会议的准备

Ø 视觉资料的准备

Ø 让图表来帮助表达

Ø 主持会议

Ø 做好会议记录工作

Ø 撰写会议报告



7. 差旅管理

Ø 差旅准备工作

Ø 差旅计划拟定



8.在商务活动中，成功地树立企业形象--职业秘书的礼仪

职业化的秘书在工作状态中的言谈举止，衣着打扮处处代表着企业的形象

Ø 秘书的职业形象

Ø 接待的礼仪

复旦大学学士

美国圣约瑟夫大学管理学院MBA

美国职业管理协会注册心理咨询师

10多年人力资源及行政管理经验

曾任职欧洲著名培训公司企顾司人力资源高级顾问兼教研主任。

曾任职于某香港上市公司人力资源经理

曾任职某大型投资公司，负责商务、市场、人力资源管理等多方面工作

曾担任商务经理、人力资源经理、副总经理、行政副总裁等重要职位。

培训风格：互动/实战/操作性强/逻辑性强/思维灵活

授课天数500天

常年接受秦老师培训的企业有：

施耐德 Schneider 强生 J&J 博世 Bosch 海力士意法半导体 Hynix-st

巴斯夫 Basf 佛吉亚 Faurecia 法雷沃 Valeo 泛亚班拿 Panalpina

法雷沃 Valeo

由秦老师负责的咨询成功个案：

为欧洲最大的高速钢集团在中国的三家合资公司建立了人力资源体系，包括：人力资源调研、招聘体系、绩效评估、行政管理体系、薪酬体系及职业发展系统等内容。为该集团提供了完善的管理解决方案。 参加全球最大的航空航务集团的中国投资环境调研团，负责该调研项目中的人力资源部分，并帮助该集团对中国的人力资源环境进行全面的了解。

为欧洲大型化妆品集团进行了内部诊断，并负责后续的管理体系改革工作。

为多家大型制造型企业设计完整的薪酬体系及绩效考核体系，并在实施后得到客户的高度评价。

为欧洲最大的稀有金属企业在中国的投资公司协调劳资沟通，并建立了完整的劳资沟通体系。