表单的十大问题和对策

组织的中，高层管理者

这是关于企业表单和表单管理的系列课程之一。该系列分别包含了表单的十大问题和对策，表单的基础理论，表单的设计指南，表单与流程，表单与ERP，表单与数据库，网络商务表单，表单体系的管控，表单的信息流分类和诊断，表单体系和表单管理体系的诊断，表单管理最佳实践，表单与执行力，表单与ERP，等内容。针对企业内部的各项职能，讲师还开发了一系列以管理职能为对象的表单体系和管理的课件，如人力和行政表单体系的诊断，营销表单体系的诊断，采购和供应链表单体系的诊断，生产类表单体系的诊断，研究与开发（R&D）表单体系的诊断，项目管理表单体系的诊断等。如上表单系列课程中的案例，最佳实践，理论总结是讲师多年从事企业管理所得出的心得体会。其中绝大部分是讲师本人的独创。
有位世界500强企业的创始人曾经说过，“管理就是流程加表单”。这句话非常通俗易懂，寓意深刻，他把表单的地位放在了非常高的位置。的确在企业管理的实践中表单无处不在，按理说应该有与其等同的表单理论来支持。但讲师本人从事企业管理达三十多年企，业管理的书籍也阅读无数，却从未遇见一本以表单管理为主题的书问世，以及以表单管理为主题的培训课程。世面上有许多企业常用表单模板，不少工具书中也在介绍制度，流程时附上表单。但表单背后的理论根据，表单设计的最佳实践，以及把企业的整个表单体系作为研究对象的例子还没有遇到，足以见得管理界对表单管理方面研究的忽略和轻视。
在实践中，由于办公室软件的迅速普及，几乎所有的职员都能接触到电脑，电脑软件，能自行设计表单。原来专业人士手工设计，印刷公司排版，印制，发行表单的流程已经罕见了。但正因为表单设计变为许多人都能办到的事，使得表单的管理，表单的体系建设显得更为重要，企业才更需要有专业方面的指导。
讲师本人正是看到表单对企业和企业管理的重要性，还有就是这方面的理论研究的空白，所以才耗尽数年功夫，深入研究上千表单，最终打造出表单管理系列丛书和相应的系列课程，希望能填补企业管理在这方面的空白，受益于千万家企业。

上午课程内容：

（一）开场导入：
1. 表单，表单管理，表单体系是企业界和理论界严重忽视的盲区
2. 郭台铭语录：管理就是流程加表单
3. 王永庆对表单管理的重视：台塑的管理基本上就是表单管理

（二）表单是什么？
1. 表单的定义
2. 表单在企业管理中的定位？
3. 表单在企业里的真正作用是什么？

（三）企业表单存在的十大问题（上）
案例：解剖一个企业，从中介绍企业表单存在的十大问题
问题1：表单的命名引起理解的麻烦。
1) 案例：某企业有多个同名但不同内容的“生产计划表”，从范围上分别用于总装车间，涂装车间，冲压车间，以及工厂范围；从时间周期上，有周计划，月计划。
2) 如何正确地给表单命名？
3) 对策：表单命名的五维度法
4) 使用“表单命名五维度法”的好处
问题2：表单没有编号和版本带来的麻烦。
1) 企业的表单应该如何编号？--
2) 对策：企业表单编号及版本控制
问题3：表单外观设计的诸多问题 –
1) 填写的空格的大小设计问题：填写的空间太小，或是太大。
2) 空格的标签语言让人误解：到底填什么内容？
3) 纸质表单填写的内容无法录入计算机：计算机识别
4) 人工填写时如果记忆差怎么办？填写提示
5) 标签和空格无法一一对应：到底填哪里？
6) 对策：“表单外观设计指南书”
问题4：同一张表，一百个人就有一百种填法。
1) 案例：一张登记表的五花八门的错误填法
2) 如何有效和正确地填写表单？
3) 对策：表单填写说明书和填写样板
4) 表单填写说明和样板的重要性

（四）本节课内容回顾


下午课程内容：

（五）企业表单存在的十大问题（下）
问题5: 人工填写容易出错
1) 手工填写，读取，计算，汇总表单时容易出现的错误举例
2) 解决对策：表单的电子化，网络化，数据库化
问题6： 做事有流程，但填写表单却没有流程，造成“表单的执行力”差！
1) 是否有“表单的流程”？
2) “表单的流程”与“流程的表单”的概念区别
3) 没有“表单的流程”是执行力差，管理混乱，管理成本高的根源之一
4) 解决对策：为关键表单设计“表单使用流程”
问题7：表单记录的滞后造成原始数据失真和丢失。
1) 案例：某企业一设备操作工把一个月的每日设备点检记录一次填写交差。
2) 表单记录理论：“记录失效曲线”和”记录时间敏感度”。
3) 如何实现表单的实时，及时，真实的记录？
4) 如何对各种表单进行“记录时间敏感度”进行分析和分类？
5) 解决对策：管理重点放在“记录时间敏感度”高的表单，实行实时管控。
问题8：企业内部的表单设计，发布的职责不明
1) 似乎每个人都可以设计表单，发布表单。
2) 案例：某企业新上任采购总监，新管上任会推倒现有表单，重建一套新表单。
3) 解决对策：明确表单管理中设计，发布，修改，淘汰等的职责和权限
问题9：管理者不清楚企业有多少表单，以及最新版本
1) 谁能明白我们企业到底有哪些表单？
2) 那张表单是最新版本？
3) 解决对策：通过表单的“主清单”来管理整个企业表单的编号，命名，发布，版本号，更新，和淘汰。
问题10：办公室的收发文件，仓库的进出材料的出现丢失，记录不全，无法追溯的现象
1) 案例：某企业的原材料仓库的账实不清现象
2) 类似情况的总结：流水账，唯一进出口，有进就有出
3) 解决对策：使用固定台账来连续不间断地记录进与出

（六）课程总结
1) 回顾课程全部内容
2) 运用“记忆术”加强学员对本课程知识的深刻记忆。

柯愈立先生，美籍华人，世界级制造企业运营和流程管理专家，麻省理工学院全球运营领袖学者。师从麻省理工学院全球运管理权威查理.梵英教授和流程再造创始人迈克尔.哈默教授，获得麻省理工学院工程和工商管理双硕士。有近30年在亚洲、美洲、欧洲从事企业管理的丰富理论和实战经验。担任过全球500强，包括在德国西门子集团、美国福特汽车集团、瑞士ABB集团以及中国大型民营企业和国国营企业工厂经理，总监，总经理，集团COO，咨询公司总裁等企业高级管理职务，管理过数千人到上万人团队。*******职业生涯涵盖了企业管理的全过程。