采购控制程序

资料简介：

为了规范本司采购作业流程，确保公司物料、物品的采购得到合理有效的管控。达至降低采购成本并适质、适时、适价、适量地供及生产及经营的目的，特订立本程序。




1.0目的
为了规范本司采购作业流程，确保公司物料、物品的采购得到合理有效的管控。达至降低采购成本并适质、适时、适价、适量地供及生产及经营的目的，特订立本程序。
2.0范围
适用于本司所有物资/物品的采购活动。
3.0术语及定义
无
4.0职责
4.1 总经理：公司合格供应商/报价单、（请购）采购订单、的审核批准。
4.2 物控部（物控）：对生产物料提出《物料需求计划》等事务工作。
4.3请购部门：根据工程项目及实际需要提出请购事务工作。
4.4 物控部（采购）：负责供应商开发管理及采购所有日常事务工作。
4.5 物控部（货仓）：采购物料的数量验收事务
4.6 品管：采购物料的品质检验事务
5.0作业程序
5.1供应商开发
5.1.1采购员须根据本司需购物料/物品调查和收集有合作意向之供应商资料（至少不少于3家），调查的主要内容有：营业执照、企业规模、资金状况、设备与生产条件、企业信誉、品质技术保障能力等，并将调查结果填于《供应商调查表》。
5.1.2物控部根据《供应商调查表》的相关资料，组织相关部门对供应商进行实地考察并将结果填制《供应商初评报告表》交总经理审批 ，审批合格的供应商才能视为初步合格供应商。
5.2索样或试制
5.2.1经初评合格后由采购员通知供应商送样或试制，供应商样品送达后需经品管部对其进行品质确认OK后才能要求其报价。
5.3价格及合格供方确定
5.3.1采购需对所采购物品至少寻找3家初评合格供应商，进行性价比。并将最终确定价格报总经理批准。

5.4采购订单下达/交期跟催
5.4.1生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购，经物控主管审核，总经理批准；工，量具等非生产物料由使用部门以《请购单》的方式提出申购，经部门经理审批（若采购物品单项价值在500元或总金额在1000元以上的，须交总经理审批），所有经过审批的申购指令统一交物控部采购文员负责签收处理。
5.4.2采购文员接到《物料需求计划》后应及时下达《采购订单》交由物控主管审核―总经理批准后传真或E-MAIL至供应商（必须为我司承认之合格供应商），并要求供应商签字回传和对交期进行确认。如不能满足本司的交期应及时将相关信息反馈给物控或有关请购部门。
5.4.3凡以[请购单]的方式提出的物料申购不需下达采购订单，直接以请购单购买。
5.4.4采购应于次日上午将当日所有下达的采购订单或已签收的请购单相对应联交货仓/财务部，以便其收货作业及结算工作。
5.4.5采购应按既定的交货期提前跟催供应商或按时购回生产所需物料/物品，以保证我司生产经营正常进行。如有任何不能按期交货的情形，应第一时间通知物控主管和生产经理。
5.5供应商交货及验收
5.5.1采购须要求供应商按我司要求填制规范，完整，准确的送货单，若为生产急料送货，采购员须于供应商送货前至少1小时前通知仓库做收货准备，若为非正常上班时间，采购应提前通知相关货仓。
5.5.2供应商送货到厂后，由仓管员按货仓管理相关规定对来料品种数量进行验收；品管部IQC依品质相关管理规定对来料品质进行品质判定，并将来料检验报告采购联交采购。
5.5.3采购员需对仓管员或品管员反馈的在收货过程中出现的异常与供应商进行协调处理。
5.6供应商管理
5.6.1采购每月需对所有交易之供应商的交期，价格，品质，配合度进行统计交物控部和总经办存档；每半年组织相关部门依据每月统计进行复核评估和等级评定，最终结果由总经理核准。
5.6.2经复核评定为不合格者应由总经理决定暂停或减少采购量或外包数量，并通知供应商进行改善， 由采购部加以追踪评估供应商改善成效，成效不佳视情况要求供应商于展延期内改善，否则予以淘汰。
6.0参考文件
《品质检验控制程序》
7.0相关记录表单
《供应商调查表》
《供应商初评报告表》
《合格供方名录》
《物料需求计划》
《请购单》
《采购单》